Endlich korrekt ausgefüllte Personalfragebögen

Das Problem mit dem Papierbogen

Er ist unsicher, und er kommt selten vollständig zurück.

Ein Formular, das den Bogen erklärt

Meist kommt ein Bogen falsch zurück, weil niemand wusste, wo die Sozialversicherungsnummer steht. Bei uns steht es direkt am Feld.

Vor dem Absenden zeigt eine Vorschau alle Angaben und Dateien so, wie sie bei Ihnen ankommen, auch die Ausweisfotos. Ein unlesbarer Scan fällt dadurch auf, bevor er verschickt ist. Welche Unterlagen Sie brauchen, legen Sie selbst fest, und jede davon bekommt ein eigenes Pflichtfeld mit ihrem Namen.

Damit entfallen die üblichen Rückfragen: der Anruf wegen einer fehlenden Ziffer, die zweite Mail mit der nachgereichten Ausweis-Rückseite und der Zahlendreher in der IBAN, der sonst erst beim Lohnlauf auffällt.

Wir liefern Ihrer Lohnsoftware zu

Lexware, DATEV und vergleichbare Programme arbeiten mit Personaldaten: Sie machen den Lohnlauf, die Meldungen und die Bescheinigungen. Dafür müssen die Daten schon im Programm stehen, also hat vorher jemand Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung eingetippt.

Wie die Daten dorthin kommen, regelt keines dieser Programme. Heute geht das über einen ausgedruckten Bogen, ein Ausweisfoto per Messenger oder ein ausgefülltes PDF im Mailanhang. Auf diesem Weg sind die Daten ungeschützt unterwegs und bleiben an mehreren Orten liegen. Diesen Teil übernehmen wir.

Mit einem Klick entsteht die Datei, die Ihr Lohnprogramm einliest. Sie enthält gut dreißig Angaben mit den amtlichen Schlüsseln, etwa die Steuerklasse als Ziffer, die Staatsangehörigkeit als dreistellige Nummer und die Krankenkasse mit ihrer Betriebsnummer. Am Namen allein erkennt ein Lohnprogramm die Kasse nicht: „TK", „Techniker" und „techniker krankenkasse" wären drei verschiedene. Die Betriebsnummer ist eindeutig. Die Datei gibt es als CSV für Lexware, Personio und jede Tabellenkalkulation oder als JSON.

Der zweite Klick, der Import, liegt bei Ihnen im Lohnprogramm. Eine direkte Verbindung in ein Rechenzentrum bieten wir nicht an. Dafür bräuchten wir einen Server, der die Angaben im Klartext sieht, und den haben wir bewusst nicht. Personalnummer, Eintrittsdatum, Personengruppenschlüssel und Arbeitszeit fehlen im Export. Das sind Angaben aus dem Arbeitsvertrag, die Ihnen vorliegen und nicht der neuen Arbeitskraft, und Ihr Lohnprogramm fragt sie beim Import ab.

In drei Schritten

1. Einmalig einrichten

   Nach dem Kauf erzeugt Ihr Browser ein Schlüsselpaar. Der öffentliche Teil geht zu uns, der private wird als Datei auf Ihrem Rechner gespeichert. Wir sehen ihn nie.

2. Link weitergeben

   Neue Mitarbeitende bekommen die Adresse Ihres Fragebogens. Das Formular führt sie durch die Angaben und die angeforderten Unterlagen und erzeugt am Ende ein PDF, das sie Ihnen per E-Mail schicken. Das geht am Rechner und am Handy, eine Anmeldung brauchen sie nicht.

3. Im Browser öffnen

   Sie ziehen Ihre Schlüsseldatei und das PDF in unsere Entschlüsselungsseite. Die Daten erscheinen als Tabelle. Schließen Sie den Tab, sind sie wieder weg.

So sieht es aus

Erst ansehen, dann kaufen

Unter einstellungsbogen.de/demo können Sie einen vollständigen Personalfragebogen durchspielen. Es ist dieselbe Anwendung, die später Ihre neuen Mitarbeitenden und Sie selbst benutzen. Tippen Sie ruhig eine falsche IBAN ein und sehen Sie, was dann passiert. Ein Knopf setzt Beispieldaten ein, danach laden Sie den verschlüsselten Fragebogen herunter und öffnen ihn mit dem Demo-Schlüssel wieder. Das dauert etwa zwei Minuten und geht ohne Anmeldung.

Das ist keine Testphase. Es entsteht weder ein Konto noch ein Schlüssel, der später abläuft. Der Schlüssel der Demo ist absichtlich öffentlich, deshalb kann jeder das Ergebnis wieder öffnen. Tragen Sie dort keine echten Personaldaten ein.

Demo öffnen

Häufige Fragen

Können wir das vorher ansehen?

Ja. Unter einstellungsbogen.de/demo läuft dieselbe Anwendung, die Sie als Kunde bekommen, mit einem öffentlichen Demo-Schlüssel. Sie können den Fragebogen ausfüllen, das verschlüsselte PDF herunterladen und wieder öffnen, ohne Anmeldung. Echte Personaldaten gehören dort nicht hinein, weil jeder den Demo-Schlüssel hat.

Wir arbeiten schon mit Lexware oder DATEV. Brauchen wir das überhaupt?

Ja, wenn der Bogen heute noch auf Papier oder per Mail zu Ihnen kommt. Ihr Lohnprogramm beginnt bei den fertig erfassten Daten, und den Weg davor übernehmen wir. Am Ende steht eine Datei mit den amtlichen Schlüsseln, die Sie in Ihr Lohnprogramm importieren, statt gut dreißig Felder abzutippen. An Ihrem Lohnprogramm und Ihrem Lohnlauf ändert sich nichts.

Was, wenn jemand seine Steuer-ID oder SV-Nummer nicht kennt?

Dann steht am Feld, wo sie zu finden ist: die Steuer-ID auf dem Einkommensteuerbescheid oder der Lohnsteuerbescheinigung, die Sozialversicherungsnummer auf dem Sozialversicherungsausweis. Das ist der häufigste Grund für einen unvollständigen Bogen. Mit dem Hinweis am Feld müssen Sie deswegen nicht mehr nachfragen.

Merkt das Formular, wenn eine Nummer falsch ist?

Formal ja, direkt am Feld. Das Formular rechnet die Prüfziffer der IBAN nach, prüft Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer auf ihr Format und Postleitzahl und Geburtsdatum auf Plausibilität. Ob eine gültige Nummer wirklich zu dieser Person gehört, kann kein Formular wissen. Zahlendreher, Tippfehler und leere Felder fallen aber sofort auf.

Können wir festlegen, welche Unterlagen mitkommen müssen?

Ja, bei der Einrichtung und in jedem Tarif. Aus Ihrer Auswahl werden Pflichtfelder mit Namen, also „Personalausweis oder Reisepass" statt „Datei hochladen", und ohne sie kann niemand absenden. Nachweise, die nur bei einer Staatsangehörigkeit außerhalb von EU, EWR und Schweiz gelten, fallen für alle anderen automatisch weg. Ist eine Unterlage gar nicht mehr vorgeschrieben, etwa der Sozialversicherungsausweis, steht das bei der Auswahl dabei. Was nicht in der Liste steht, benennen Sie selbst, zum Beispiel die unterschriebene Verschwiegenheitserklärung. Sie kommt verschlüsselt mit dem Fragebogen zurück.

Müssen neue Mitarbeitende etwas installieren?

Nein. Formular und Verschlüsselung laufen im Browser, auch auf dem Handy.

Müssen wir etwas installieren?

Nein. Zum Lesen ziehen Sie Schlüsseldatei und PDF in eine Webseite. Es wird nichts hochgeladen.

Was passiert, wenn wir kündigen?

Neue Mitarbeitende können Ihren Personalfragebogen dann nicht mehr ausfüllen. Bögen, die Sie schon erhalten haben, öffnen Sie mit Ihrer Schlüsseldatei weiterhin, auch ohne Abo. Entschlüsselt wird in Ihrem Browser, die Daten verlassen ihn dabei nicht. Kommen Sie später zurück, bekommen Sie dieselbe Adresse und denselben Schlüssel wieder und müssen nichts neu einrichten. Buchen Sie dafür über Freischalten mit Ihrer bisherigen Rechnungsadresse und nicht über die Preisliste, denn nur so erkennen wir Ihre Einrichtung wieder.

Was passiert mit den Daten nach dem Lesen?

Nichts, sie lagen nur im Arbeitsspeicher Ihres Browsers. Was Sie in Ihr Lohnprogramm übernehmen oder abspeichern, entscheiden Sie.

Können wir Zeugnisse und Ausweiskopien mitschicken lassen?

Ja. Dokumente werden automatisch verkleinert und zusammen mit den Angaben verschlüsselt.

Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihnen?

Für Ihre Firmendaten ja, wir schließen ihn auf Anfrage. Angaben aus dem Fragebogen erreichen uns nur, wenn Sie die automatische Zustellung einschalten. Dann laufen sie verschlüsselt über unseren Server, und der Vertrag deckt diesen Transport mit ab. Einzelheiten stehen unter Auftragsverarbeitung.

Was, wenn es Ihr Unternehmen eines Tages nicht mehr gibt?

Dann fehlt Ihnen die Seite, mit der Sie die Bögen öffnen. Ihre Schlüsseldatei und Ihre PDFs bleiben unverändert und vollständig, aber der Tresorraum ist eine Webseite, die wir ausliefern. Gibt es uns nicht mehr, braucht es ein Programm, das die Entschlüsselung nachbaut. Die Verfahren dafür sind Standards (ECDH P-256, ML-KEM-768, HKDF-SHA-256, AES-GCM), aber jemand muss das Programm schreiben, und für einen Betrieb ohne eigene IT ist das keine Arbeit für einen Nachmittag. Eine Kündigung ist davon nicht betroffen. Nach einer Kündigung bleibt der Tresorraum online, und Sie öffnen alte Bögen wie bisher. Unabhängig von uns sind Ihre Angaben, sobald Sie sie nach dem Entschlüsseln in Ihr Lohnprogramm oder Ihre Personalakte übernommen haben.

Warum es das gibt

Mir ist aufgefallen, dass selbst große Konzerne Personalfragebögen unverschlüsselt per E-Mail hin und her schicken, mit Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung im Anhang, quer durch mehrere Postfächer. Datenschutzrechtlich ist das schwer zu rechtfertigen. Meistens steckt keine Nachlässigkeit dahinter, es ist einfach der bequemste Weg.

Ich wollte einen Weg, der ebenso einfach ist und die Daten nicht preisgibt. Daraus ist dieses Produkt geworden: Der Fragebogen ist bequemer als das PDF im Anhang, und verschlüsselt wird, bevor die Angaben das Gerät verlassen.